11年のライター歴を持つ広報担当が社内向けに書く「文章の書き方」
こんにちは。
シニアジョブ広報の安彦です。
今日は「文章の書き方」のノウハウ？アドバイス？を書き留めたいと思います。
広報って文章よく書きますよね。
私みたいにライターの経歴のある広報さんも、何人かお会いしましたし。
でも今日は、プレスリリースとか、ニュースレターとか、連載獲得とかそういう話ではなく、社内向けの例えばブログとか、社内報の記事とかについての簡単な話です。
私はそもそも、あまり文章できっちり攻め過ぎても継続しないと思っていて、ちょっとラフかなくらいのスタンスが好きなので、そんなに気合を入れずに読んでください。
文章を書く時の精神論？
最初は、気持ちの話。
文章を書く時の心構え的な話をします。
といっても、根性論とか精神論とかとは真逆の内容です。
- 書く時は「最強の自身家」で、修正は「最大の批判者」で
- スランプの時は一旦やめる
- どうせ文章は上手にならない？
文章を書く時の心構えは、上記3つをとりあえず意識するといいと思います。
書く時は「最強の自身家」で、修正は「最大の批判者」で
これは私の大学、大学院（正確には高校時代から）の時の恩師の言葉です。
論文書く時に言われました。
このあと何度も「流れ」や「勢い」の話をしますが、グズグズしていても文章は出来上がらないので、下手でも何でも書いてしまう必要があります。話はそれから。
根拠のない自信でいいのでまずは書き終え、そこから人一倍厳しい目で修正すればOKです。
スランプの時は一旦やめる
ライティングは根性では乗り切れません。
いえ、ライターになると最後は根性みたいに絶対なりますが、それはまた別の話。
普段ライティングしない人がちょろっとやるだけでも、クリエイティブはクリエイティブ。
気持ちも文章に出てしまうし、スランプに陥ったら本当にちょっとでいいので、別の仕事を挟んでみるとか一服するとか、切り替えを絶対にするべきです。
どうせ文章は上手にならない？
真面目な人ほどハマるのがライティング。
ノウハウ本なんか読んでも、それですぐ文章が上手になるわけではありません。
「こうすれば・・・」「ああ試してみたら・・・」「何が悪かったんだろう・・・」なんて悩んだり考えたりするのは時間の無駄。
チェックする人がいてなかなかOKが取れないなら、悩む時間で2本書いて持っていたほうがいいです。
書く「ネタ」なんか誰だって簡単に浮かばない
次は書く時のネタ探しや文章の構成など、アウトラインって呼んだりもするんでしょうか、それをどうすべきかの話です。
それに関しても心構えと一緒で、もっと気楽に考えてよいのでは？
ドラマの小説家とかもネタが浮かばずに苦労していますよね？
あれはステレオタイプだとしても、ネタの宝庫なんてそうそういませんし。
- とにかく真似する
- 「四人」を思い浮かべながら書く
- 結論とか気にしない
とにかく真似する
上手い人の真似をしろ、というアドバイスは文章に限らず、ビジネスでもその他でもよくある話です。
文章は特に真似したほうがいいですよ。最初のうちはなおさら。
無茶苦茶なテクニックを教えるならば、「内容を真似する文章」と「書き方を真似する文章」の2つを用意して「内容を真似する文章」の内容を「書き方を真似する文章」の書き方に書き直せばいいんです。
それも難しい？
では「内容を真似する文章」を翻訳サービスで英語にして、さらに日本語に戻します。おかしくなっている日本語を「書き方を真似する文章」の書き方で修正すれば、出来上がり。
著作権的にアレなので、慣れたらやめましょう。
「四人」を思い浮かべながら書く
文章が下手だと「誰に向けて書いてんだ？」「誰の視点で書いてんだ？」とかよく怒られますよね？
私が文章を書くときに思い浮かべるのは四人。
- 語り手（その文章を話す誰か）
- 自分自身
- 一番読んで欲しい読み手（ターゲット）
- 上3人の誰でもない、無関係の誰か
です。
それぞれ、
- 例えば会社なら社長？社長はこの内容をどう説明するかなぁ？
- 冷静に自分自身の考えや趣味として、この文章どう思う？
- こんな人に読んでほしくて書いてるけど、これでわかるかなぁ？
- 自分はわかる、会社の人もわかる、ターゲットにもわかる、でも別な人には？
のように考えて書いています。
この四人すべてに問題ない文章ならば、どんな相手でも大概問題ないです。
結論とか気にしない
「結論から書け」「結論は何？」みたいな怒られ方もよくしますよね？
もちろん結論は大事ですが、下手な人はこの時点で罠にはまります。
結論は最初に書いた！あれ？そこから文章が続かない・・・
なんとか書き始めた！あれ？最初の結論からズレてきた・・・
こんなことは珍しくありません。
それでも別にいいんじゃないですか？
「書く力は仕事で役立ちます。ところでコーヒーと紅茶どっちが好き？やはり、書く力は仕事で役立ちます。」みたいな文章でも致命的ではないです。
間に「コーヒーと紅茶どちらが好きか、好きな理由を上手に説明されたら飲みたくなるかもしれないので・・・」などと入れれば、普通につながりますし。
最初から最後まで文章の勢いが止まらないように
最後は書いたあとの修正の仕方のポイントです。
多くの人は、この修正も苦手。
なぜなら、何が正しい文章、良い文章なのかわからない（と思い込んでいる）から。
でも、喋っている言葉が変だったらすぐ気がつきませんか？
- 書いたら声に出して読む
- 流れを止めるな
- 区切ったり、箇条書きにしたり
というわけで、上の3つのポイントに注意して修正すると、何が良い文章かわからない人でも、上手く文章を修正できるようになります。
書いたら声に出して読む
書いた文章をそのまま眺め回すのではなく、声に出して読むと喋ったのを聞いたのと同じように、変なところに気づきやすくなります。
オフィスのデスクなど、ベラベラ話していられないような環境なら、音を出さずに唇を動かすだけでも効果があります。
流れを止めるな
文章で問題のある箇所は、なんとなく読んだ時の流れが悪くなります。
逆に正しい日本語で良いことを言っている文章でも、読んだ時の流れが悪いと非常にヘタクソに見えてしまいます。
流れさえ良ければ、多少ヘタクソな文章でもそれなりに読めてしまい、下手さに気づかれないので、とにかく上から下までスムーズに読めるように気をつけましょう。
区切ったり、箇条書きにしたり
文章で変なところはなんとなくわかったけれど、どう直せばよいのかわからない、という人は、文章を区切ってみたり、続いた文章でなく箇条書きに書き換えてみると、直しやすくなります。
直しやすいだけでなく、区切って小見出しを付けたり、箇条書きにするだけで、なんとなく文章が良く見える場合もあるので効果的です。
仕事でレポートを書く時などに、異常に箇条書きを好んで指導する人もいるので、いまさらかと思うかもしれませんが、実際に効果が得られるので実践してみてください。
以上、「文章の書き方」のノウハウ？アドバイス？を、9つのポイントにまとめてみました。
最初にも述べたように、これは社内のブログとか社内報記事とか用のまとめなので、オールマイティに使えるわけではないです。
しかし、これだけを実践するだけでも、気を楽にして文章が書けると思うので、参考にしてみてください。
こうしたテクニック、アドバイス系の話も少しずつ書いていきたいと思います。
